Lexora.id – Di tengah tuntutan birokrasi yang makin transparan dan serba digital, Dinas Komunikasi dan Informatika Kalimantan Timur (Diskominfo Kaltim) mengambil langkah strategis dengan menggelar Bimbingan Teknis (Bimtek) Kearsipan Dinamis. Bertempat di Hotel Ibis Samarinda, Kamis, 31 Juli 2025, kegiatan ini diikuti seluruh pegawai dan staf untuk menyatukan pemahaman tentang pentingnya pengelolaan arsip sebagai fondasi pelayanan publik yang akuntabel.
Sekretaris Diskominfo Kaltim, Edi Hermawanto Noor, menegaskan bahwa arsip dinamis merupakan instrumen penting dalam tata kelola pemerintahan. Ia berharap bimtek ini dapat menjadi pemicu peningkatan kualitas kearsipan yang terintegrasi dengan sistem digital yang tengah dikembangkan.
“Arsip dinamis bukan hanya kewajiban administratif, tapi bagian dari proses akuntabilitas publik dan transparansi layanan. Saya berharap setelah pelatihan ini, semua pegawai bisa menerapkan prinsip-prinsip pengarsipan yang benar di setiap unit kerja,” ujarnya.
Mengisi sesi pelatihan, Indah Kurnia—arsiparis dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim—memberikan pemahaman mendalam terkait praktik pengelolaan arsip aktif maupun inaktif, serta klasifikasi dan penyusutan arsip. Ia menjelaskan bahwa arsip dinamis merupakan denyut kehidupan sebuah organisasi karena digunakan langsung dalam kegiatan harian.
“Sering kali arsip dipandang sebagai beban administratif. Padahal, arsip dinamis itu denyut nadi organisasi. Kalau tidak dikelola dengan baik, informasi bisa tercecer, proses bisa terhambat, bahkan keputusan bisa salah karena kehilangan dokumen penting,” jelasnya.
Ia merinci lima tahapan ideal dalam mengelola arsip dinamis: mulai dari penciptaan, klasifikasi dan kodefikasi, penyimpanan dan pengamanan, penggunaan dan penelusuran, hingga penyusutan berdasarkan jadwal retensi arsip.
Sepanjang sesi, para peserta tampak aktif berdiskusi dan saling bertukar pengalaman pengarsipan di unit kerja masing-masing. Kegiatan ini menjadi momentum penting dalam membangun budaya tertib arsip dan memperkuat kesiapan institusi menuju sistem birokrasi yang efisien dan terpercaya.
Dengan semangat itu, Diskominfo Kaltim menegaskan komitmennya untuk menjadi teladan dalam manajemen informasi berbasis arsip, sejalan dengan upaya reformasi birokrasi dan tata kelola pemerintahan yang modern. (NLL/ADV)
